Presentation

Pourquoi ?

Dans une entreprise ne disposant pas de "Knowledge Management" il n'est pas rare de voir des personnes effectuer un travail que d'autres ont déjà réalisé pour d'autres projets, ce qui provoque donc une perte de temps et d'argent.

Pour éviter cela un knowledge management peut être mis en place. Celui ci permet de rassembler le travail de tous les utilisateurs d'une entreprise et de les stockers sur un serveur. Une fois stockés les documents peuvent être accessibles en se connectant au serveur. Il est donc très facile de récupérer les informations nécessaires à la réalisation d'un projet à l'aide d'un système de recherche et ainsi permettre de gagner un temps précieux.

Comment y accéder ?

Notre km est disponible depuis une interface web, ce qui permet de consulter et de télécharger les documents depuis n'importe quel ordinateur à partir du moment où celui-ci est connecté à internet.

Il est également possible de consulter la fiche d'un document ou de laisser un commentaire à partir d'un appareil mobile équipé d'internet.

Qui peut y participer ?

Il faut préalablement être inscrit via un administrateur de l'outil pour pouvoir l'utiliser.

Il existe 3 types de personnes sur le KM :
- Membre
- Contributeur
- Administrateur

Seul les contributeurs et les administrateurs peuvent ajouter des documents.
Tous les utilisateurs peuvent les consulter.

Que trouver ?

On trouve sur le km des documents avec un titre, une description, des tags et des pièces jointes. Il est possible de télécharger un document et ainsi récupérer un fichier zip contenant un fichier texte avec le titre et la description du document mais aussi un dossier contenant toutes les pièces jointes.

Il est également possible de revenir à une version antérieure du document avec un système affichant les diverses variations.
On trouve aussi pour l'administrateur une partie réservée à l'analyse des documents. Ainsi il est possible de connaitre l'espace libre et utilisé sur le serveur, le nombre de documents, le nombre de fichiers téléchargés, le nombre d'utilisateurs avec un détail pour chaque type d'utilisateur ainsi que leur date d'inscription, ou encore les tags les plus utilisés.